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Traumberuf Veranstaltungskaufleute: Das musst du wissen Keine Kommentare

Porträt eines abwechslungsreichen Jobs im Veranstaltungsbereich. Der Job als Veranstaltungskaufmann/-frau ist heiß begehrt: Er ist derzeit einer der beliebtesten Ausbildungsberufe überhaupt.

Besonders Frauen können sich vorstellen, in diesem kreativen und abwechslungsreichen Beruf zu arbeiten. Doch was genau verbirgt sich eigentlich hinter dem Job von Veranstaltungskaufleuten, und wie schaffen es Interessierte, in der Eventbranche Fuß zu fassen? Der folgende Bericht porträtiert den Beruf Veranstaltungskaufmann/-frau und den Weg dorthin.

Kreativ und abwechslungsreich: Arbeiten als Veranstaltungskaufmann/-frau

Die Arbeit von Veranstaltungskaufleuten ist vor allem eins: Kreativ und abwechslungsreich. Sie dreht sich rund ums Konzeptionieren, Organisieren und Durchführen von Events, erfordert darüber hinaus aber auch Tätigkeiten wie Kostenkalkulationen und die Kundenakquise und -beratung. Doch Veranstaltungskaufleute sitzen nicht nur im Büro, auch Auswärtsarbeit gehört dazu. Damit zeichnet sich der Beruf durch eine große Vielfalt aus.

Doch was genau steckt hinter der Konzeptionierung, Organisation und Durchführung eines Events? Konkret bedeutet das, dass der Veranstaltungskaufmann oder die Veranstaltungskauffrau dafür sorgt, dass aus der Idee für eine Veranstaltung ein gelungener Event wird. Dazu gehören unter anderem die folgenden Arbeitsfelder:

  • Kundenberatung
  • Erstellung eines Konzepts (Marketingkonzept, Umsetzung des Events, Erstellung von Anordnungsplänen)
  • Planung von Werbemappen, Flyern, Plakaten, Werbegeschenken, Websites,…
  • Kalkulation der Kosten
  • Einschätzung der Besucherzahlen
  • Organisation der Technik
  • Planung des Personaleinsatzes
  • Erstellung von Ablaufplänen
  • Kundenbetreuung vor, während und nach dem Event
  • Anfertigung von Berichten zu Veranstaltungen

Veranstaltungskaufleute sind also sowohl im kaufmännischen als auch im kreativen Bereich tätig und haben somit eine Menge Abwechslung und Verantwortung in ihrem Arbeitsalltag.

Messe, Konzert, Ausstellung und Co.: Typische Branchen und Events

Veranstaltungskaufleute können in den unterschiedlichsten Bereichen arbeiten. Typische Arbeitsbetriebe und –felder sind vor allem:

  • Veranstaltungsbetriebe und Dienstleistungsunternehmen der Veranstaltungsbranche
  • Eventagenturen und Unternehmen für Veranstaltungstechnik
  • Catering-Unternehmen, Hotels und Gaststätten mit Veranstaltungsbereich
  • Kommunale Einrichtungen (wie Kulturämter oder Büros für Stadtmarketing)
  • Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche, die Veranstaltungen oder Messen durchführen

Liegt der Schwerpunkt auf Privatkunden, kann es sich beispielsweise um Events wie Theaterstücke, Konzerte oder Kunstausstellungen handeln, im Catering- und Hotelbereich sind Veranstaltungen wie Hochzeiten, Weihnachtsfeiern oder Geburtstagspartys denkbar. Bei Unternehmen stehen dagegen Kongresse, Tagungen, Konferenzen, Seminare und Messen im Vordergrund.

Beispiel Messe: Diese Dinge sind wichtig

Gerade Messen haben für Unternehmen eine große Bedeutung, weil sie sich auf diese Weise vermarkten, ihren Bekanntheitsgrad steigern und neue Kunden werben können. Anhand des Beispiels Messe lässt sich ganz klar erkennen, wie vielschichtig die Aufgabenbereiche von Veranstaltungskaufleuten sind. Deine Aufgabe besteht auch hier darin, zunächst ein genaues Konzept für die Messe zu erstellen:

Kostenkalkulation

  • Planung des Messestandes des Unternehmens: Anordnung auf dem Messegelände oder in der Messehalle, Aufbau, technische Ausstattung des Standes, Planung des Personaleinsatzes
  • Erstellung eines Marketingkonzeptes: Entwerfen von Flyern und Plakaten, Erstellung von Werbemappen und Planung des Einsatzes von Give-Aways
  • Erstellung eines Ablaufplanes: Planung von Veranstaltungen im Rahmen der Messe (z.B. Vorträge)
  • Kontrolle der Aufstellung der Messestände

Es geht also nicht nur um organisatorische Tätigkeiten, sondern auch Kompetenzen im Bereich Marketing, Vertrieb und Kreativität sind gefragt. Zur Erstellung des Marketingkonzeptes gehört beispielsweise nicht nur, auf Flyern und Plakaten die Zufahrtsmöglichkeiten auf dem Messegelände zu erläutern oder den genauen Standort des Messestandes darzustellen. Auch um Ausführung, also Design und Layout, musst du dich kümmern. Die Werbemappe des Ausstellers musst du ebenfalls beurteilen.

Da bei Messen viele potenzielle Kunden sind, sind auch Werbegeschenke von hoher Bedeutung. Auch darum musst du dich als Veranstaltungskaufmann/-frau kümmern. Denn diese sind wichtig, damit die Firma sich von der Konkurrenz abheben und die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden gewinnen kann. Damit die Werbeartikel auch tatsächlich zum Unternehmen und dessen individuellen Bedürfnissen passen, kannst du dich im Vorfeld im Internet über wichtige Aspekte der Give-Aways informieren. Dazu gehören häufige Fragen rund um die Produkte (etwa, ob beim Anbieter der Werbegeschenke auch Ersatzminen für die Kugelschreiber erhältlich sind) oder Fragen rund um die Personalisierung (beispielsweise, ob das betroffene Firmenlogo für alle Produkte verwendet werden kann und ob eine Vorschau des bedruckten Produktes vor der Produktion möglich ist). Darüber hinaus musst du aber auch darauf achten, dass die Werbeartikel zur Tätigkeit des Unternehmens passen – so sind Powerbanks und USB-Sticks beispielsweise geeignete Werbegeschenke für Unternehmen im Technikbereich.

Voraussetzungen: Das müssen Veranstaltungskaufleute können

Durch die Vielfältigkeit des Jobs müssen Schulabsolventen, die Veranstaltungskaufmann/-frau werden wollen, ziemlich viele Voraussetzungen erfüllen. Rechtlich gesehen gibt es zwar keine schulischen Voraussetzungen für den Job, aber in der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass Bewerber mit Abitur besonders hohe Chancen  auf einen Ausbildungsplatz haben, während nur ein geringer Prozentsatz mit Hauptschul- oder ohne Schulabschluss eingestellt wurde. Immerhin noch etwa 25 Prozent der Ausbildungsanfänger hatten einen Realschulabschluss.

Doch auch andere Fähigkeiten sind für die Arbeit als Veranstaltungskaufmann/-frau erforderlich:

  • Teamfähigkeit
  • Organisationstalent
  • Gute rechnerisch-mathematische Kenntnisse (für die Kostenkalkulationen)
  • Kreativität und Einfallsreichtum
  • Spaß an Konzerten, Ausstellungen, Messen und anderen Veranstaltungen
  • Hohe Allgemeinbildung
  • Kommunikativität, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (für die Beratung, die PR und den Verkauf)
  • Lust auf Abwechslung im Job
  • Spaß am Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern
  • Verhandlungsgeschick

Wenn du dagegen kontaktscheu und nicht gerne unter Menschen bist, keine kreative Ader hast und Mathe nicht zu deinen besten Fächern gehören, ist der Beruf wahrscheinlich nicht das Richtige für dich.

Der Weg zum Veranstaltungskaufmann bzw. zur Veranstaltungskauffrau: Ausbildung

Die Ausbildung zu Veranstaltungskaufmann/-frau wird seit 2001 von der Industrie- und Handelskammer angeboten und dauert drei Jahre. Wer über eine Hochschulreife verfügt, kann die Ausbildung jedoch auf zwei oder zweieinhalb Jahre verkürzen. Die Ausbildung ist dual ausgerichtet und bietet eine Mischung aus Berufsschule und Arbeit in einem Betrieb. Die Berufsschule wird meist als Blockunterricht angeboten: So drückst du in regelmäßigen Abständen eine Woche lang die Schulbank und sammelst dann wieder praktische Erfahrungen im Ausbildungsbetrieb.

  • In der Ausbildung erlernst du unter anderem:
  • Kostenermittlung und –überwachung
  • Vorbereitung von Ausschreibungen
  • Einholen von Angeboten
  • Planung des Personaleinsatzes
  • Erstellung und Durchführung von Marketing- und Werbekonzepten
  • Kaufmännische Fähigkeiten

Im ersten Lehrjahr konzentrierst du dich auf die allgemeine und spezielle Betriebswirtschaftslehre. Im Folgejahr wird dann besonders viel Wert auf die Planung und Durchführung von Veranstaltungen und die Kosten- und Leistungsrechnung gelegt. Im dritten Jahr geht es schließlich um Veranstaltungsrecht, Marketing und Personaleinsatz.

In der Mitte der Ausbildungszeit findet eine Zwischenprüfung statt, die eine Zulassungsvoraussetzung für die Abschlussprüfung ist. Diese wiederum besteht aus drei schriftlichen Prüfungen: Veranstaltungswirtschaft, Veranstaltungsorganisation, sowie Wirtschaft und Sozialkunde. Wenn du diese Fächer nicht bestehst, kannst du eine mündliche Nachprüfung absolvieren. Darüber hinaus findet eine praktische Prüfung in Form eines 20-minütigen Abschlussgespräches statt, in dem die Themen Leistungsverkauf, Vertragsrecht und Marketing im Fokus stehen.

Gehalt, Karrierechancen und Weiterbildungen

Doch wie sieht es finanziell und mit Aufstiegsmöglichkeiten aus? Auch das sind Aspekte, die dich interessieren dürften. Während der Ausbildung sind die Zahlen noch recht niedrig:

  1. Ausbildungsjahr: 700 bis 750 Euro
  2. Ausbildungsjahr: 750 bis 800 Euro
  3. Ausbildungsjahr: 800 bis 850 Euro

Hast du deine Ausbildung erfolgreich abgeschlossen, darfst du dich jedoch über ein Einstiegsgehalt von etwa 1.600 bis 1.800 Euro (brutto) freuen. Der genaue Verdienst hängt jedoch auch vom Betrieb ab. Mit steigender Berufserfahrung sind dann bis zu 2.100 Euro drin. Damit liegst du in punkto Vergütung in Vergleich zu anderen Ausbildungsberufen wie Friseur oder Handwerker also absolut im Normalbereich. Darüber hinaus hast du einen abwechslungsreichen Job, der Spaß macht und dir jeden Tag neue Herausforderungen bietet.

Wer jedoch besonders ehrgeizig ist und ein noch volleres Konto möchte, hat als Veranstaltungskaufmann/-frau eine gute Grundlage und viele Möglichkeiten zur Weiterbildung. Folgende Fort- und Weiterbildungen sind möglich:

  • Fachwirt im Bereich Medien, Tourismus, Gastgewerbe, Veranstaltungen
  • Technische Spezialisierung: Meister der Veranstaltungstechnik (mögliche Fachrichtungen: Bühne/Studio, Halle, Beleuchtung)
  • Fachspezifische praktische Weiterbildung: Geprüfter Veranstaltungsfachwirt
  • Studium im Bereich Event-Management
  • Studium zum Betriebswirt für Event-Management oder Betriebswirt-Medien

Solche Weiterbildungen ermöglichen bereits einen etwas höheren Verdienst: Ein Fachwirt-Medien bekommt beispielsweise um die 2.500 Euro (brutto). Das Gleiche gilt für den Betriebswirt-Medien. Als Meister der Veranstaltungstechnik kannst du bis zu 3.300 Euro (brutto) abstauben.

Fazit

Veranstaltungskaufleute haben einen spannenden und abwechslungsreichen Beruf, tragen aber auch viel Verantwortung. Daher sind die Anforderungen hoch, Abiturienten haben die höchsten Chancen auf einen Ausbildungsplatz. Zudem erfreut sich der Ausbildungsberuf weiterhin großer Beliebtheit, was auch daran liegt, dass es sich um so einen aufregenden Job handelt. Mit einem Einstiegsgehalt ab 1.600 Euro bekommst du außerdem eine ganz normale Vergütung. Willst du jedoch mehr verdienen und dich neuen Herausforderungen stellen, hast du als Veranstaltungskaufmann oder –frau auf jeden Fall eine gute Basis für Weiterbildungen in verschiedenen Fachbereichen.

 

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