Willkommen auf unserer Informationsseite zur Ausbildung Kaufleute für Büromanagement im Bereich „Auftragssteuerung und -koordination“! Hier erfahrt Ihr mehr über diese spannende Qualifikation und wie sie in verschiedenen Unternehmen angewendet wird.
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Links zum ThemaWas willst du wissen?
Wahlqualifikation Auftragssteuerung und –koordination
Die Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination spielt eine entscheidende Rolle in Unternehmen, die kontinuierlich mit einer Vielzahl von Aufträgen arbeiten. Diese Unternehmen können von großen Handelshäusern bis zu Online-Händlern und Energieversorgern reichen.
Was genau wird gemacht?
Angebote schreiben – Hier lernt Ihr, wie man professionelle Angebote für Kunden erstellt. Das beinhaltet die Festlegung von Preisen, Leistungen und anderen wichtigen Details.
Kalkulationen durchführen – In dieser Ausbildung geht es darum, die Kosten und Preise für Produkte oder Dienstleistungen zu berechnen. Das sorgt dafür, dass die Angebote wirtschaftlich sind.
Termine abstimmen – Ihr werdet darauf vorbereitet, Zeitpläne für Lieferungen, Dienstleistungen und andere Vereinbarungen zu koordinieren. Ziel ist es, reibungslose Abläufe sicherzustellen.
Materialeinsätze planen – Hier erfahrt Ihr, wie man den Bedarf an Materialien, Ressourcen und Mitarbeitern für verschiedene Aufträge plant.
Auftragsabläufe dokumentieren – Die Fähigkeit, alle Schritte und Details der Auftragsabwicklung genau zu dokumentieren, ist von großer Bedeutung. Das gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Im Nachgang gehört auch die Prüfung der Kundenzufriedenheit und die weitere Bindung der Kunden zum Aufgabengebiet.
Dazu gehören aber auch Services, wie zum Beispiel, eine kundenfreundliche Lieferung, Schulungen oder Wartungsverträge.
Viele dieser Aufgaben könnt Ihr Euch in unserem Video zum Thema Vertrieb anschauen.
Mehr als nur Auftragsabwicklung
Kundenzufriedenheit prüfen – Nach Abschluss der Aufträge lernen Sie, wie man die Zufriedenheit der Kunden überprüft. Das Feedback der Kunden wird gesammelt und analysiert.
Kundenbindung fördern – Sie erfahren, wie Kunden langfristig ans Unternehmen gebunden werden können. Dies geschieht durch besondere Services wie kundenfreundliche Lieferungen, Schulungen oder Wartungsverträge.
Voraussetzungen
Interesse an Kundenkontakt – Da diese Ausbildung enge Zusammenarbeit mit Kunden beinhaltet, ist Interesse an Kundenkommunikation und -betreuung von Vorteil.
Organisationstalent – Die Fähigkeit, Aufgaben zu planen, zu koordinieren und den Überblick zu behalten, ist in diesem Bereich sehr wichtig.
Kommunikationsfähigkeiten – Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich, da die Ausbildung den Umgang mit Kunden, Kollegen und Vorgesetzten erfordert.
Mathematische Grundkenntnisse – Da Kalkulationen und Kostenberechnungen Teil der Aufgaben sind, sind grundlegende mathematische Fähigkeiten erforderlich.
Teamfähigkeit – In vielen Unternehmen arbeitet man in Teams, um Aufträge effizient abzuwickeln. Teamfähigkeit und die Bereitschaft zur Zusammenarbeit sind daher wichtig.
Organisationsfähigkeiten – Die Ausbildung erfordert die Fähigkeit, verschiedene Aufgaben und Prioritäten zu managen und den Überblick zu behalten.
Technisches Verständnis – Je nach Branche und Unternehmen kann technisches Verständnis hilfreich sein, insbesondere wenn es um die Planung von Materialeinsätzen oder den Umgang mit technischen Produkten geht.
Kundenorientierung – Das Verständnis für die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden ist von zentraler Bedeutung, um gute Angebote zu erstellen und Kundenzufriedenheit sicherzustellen.
Chancen
In den meisten Fällen benötigt Ihr mindestens einen Hauptschulabschluss (je nach Land auch Realschulabschluss oder gleichwertige Abschlüsse). Ein höherer Bildungsabschluss kann von Vorteil sein.
Wenn Ihr Euch für eine vielseitige Ausbildung interessiert, die engen Kontakt zu Kunden, Planung von Abläufen und Prozessoptimierung bietet, ist die Wahlqualifikation „Auftragssteuerung und -koordination“ genau das Richtige für Euch. Sie eröffnet Türen zu Karrieremöglichkeiten in verschiedenen Unternehmen und Branchen.
Der Text aus dem Video
Die erste Wahlqualifikation nennt sich “Auftragssteuerung und -koordination”. Klingt vielleicht etwas kompliziert, aber dabei geht es darum, engen Kontakt zum Kunden zu haben. Du erstellst im Auftrag des Kunden Angebote, stehst ihm während des gesamten Prozesses zur Verfügung und behältst den Überblick. Nachdem der Auftrag abgeschlossen ist, überprüfst du die Zahlungseingänge und fragst den Kunden, wie alles gelaufen ist. Anhand der Ergebnisse suchst du nach Möglichkeiten, um das nächste Angebot noch besser zu machen.
Kaufleute für Büromanagement – die grundsätzlichen Aufgaben
Sie bearbeiten selbstständig und eigenverantwortlich alle kaufmännischen Aufgaben in Wirtschaftsunternehmen und Verwaltungseinrichtungen. Organisation aller bürospezifischen Arbeitsabläufe, arbeiten mit allen Bürokommunikationsmitteln, von Telefon, über Mail bis Video-Konferenz und wenden kaufmännische Standardsoftware an.
Kaufleute für Büromanagement finden Arbeitsplätze in vielfältigen Branchen und Bereichen, darunter Handel, Industrie, Verwaltung sowie Dienstleistungsunternehmen aller Art. Ihre breite Palette an Fähigkeiten und Kenntnissen macht sie zu wichtigen Akteuren in verschiedenen Wirtschaftszweigen.
Beispiele, wo Kaufleute für Büromanagement beschäftigt sein können
Handel: In Handelsunternehmen sind Kaufleute für Büromanagement in den Verwaltungsabteilungen tätig. Sie unterstützen bei der Abwicklung von Bestellungen, der Lagerverwaltung, der Kundenbetreuung und anderen administrativen Aufgaben.
Industrie: In der Industrie arbeiten diese Fachkräfte oft in den Büros von Produktionsunternehmen. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, verwalten Aufträge, kümmern sich um die Koordination von Lieferungen und unterstützen bei der Dokumentation von Produktionsprozessen.
Verwaltung: In Behörden und Verwaltungsorganisationen spielen Kaufleute für Büromanagement eine wichtige Rolle. Sie unterstützen in der Sachbearbeitung, der Büroorganisation und der Korrespondenz, um den reibungslosen Ablauf der Verwaltungsprozesse zu gewährleisten.
Dienstleistungsunternehmen: In Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten – wie Beratungsfirmen, Marketingagenturen oder IT-Dienstleister – sind Kaufleute für Büromanagement in der Büroorganisation, der Terminplanung, der Kundenkommunikation und anderen administrativen Aufgaben involviert.
Gesundheitswesen: Auch im Gesundheitswesen, beispielsweise in Arztpraxen, Kliniken oder Krankenhäusern, werden Kaufleute für Büromanagement eingesetzt. Sie unterstützen bei der Patientenverwaltung, der Abrechnung, der Terminvereinbarung und der Koordination von administrativen Prozessen.
Bildungseinrichtungen: Schulen, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen benötigen ebenfalls Unterstützung in der Verwaltung und Organisation. Kaufleute für Büromanagement spielen hier eine Rolle bei der Schüler- und Studentenverwaltung, der Kursplanung und anderen administrativen Aufgaben.
Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten zeigen, wie wichtig die Rolle der Kaufleute für Büromanagement in der modernen Geschäftswelt ist. Ihre Fähigkeiten tragen dazu bei, den reibungslosen Ablauf von Arbeitsprozessen und die effiziente Kommunikation in unterschiedlichen Branchen sicherzustellen.
Wie lang wird eine Wahlqualifikation ausgebildet?
Eine Wahlqualifikation muss 5 Monate ausgebildet werden. Die Qualifikationen finden in der zweiten Hälfte der Ausbildung statt.
Wer legt die Wahlqualifikationen fest?
Es können nur Wahlqualifikationen gewählt werden, die der Ausbildungsbetrieb (evtl. auch ein Kooperationspartner) vermitteln kann. Bietet ein Ausbildungsbetrieb mehrere Wahlqualifikationen an, kannst Du sicher mit dem Betrieb absprechen, wo Deine Stärken liegen. Die letztendliche Entscheidung fällt allerdings der Ausbildungsbetrieb.
Wann müssen die Wahlqualifikationen festgelegt werden?
Die zwei Wahlqualifikationen müssen mit Unterzeichnung des Berufsausbildungsvertrages festgelegt werden und sind auch im Vertrag genannt.
Können die Wahlqualifikationen während der Ausbildung geändert werden?
Eigentlich sind die im Ausbildungsvertrag genannten Wahlqualifikationen nicht zu ändern. Aber keine Regel ohne Ausnahmen, ein Wechsel ist möglich, wenn das Ausbildungsziel gefährdet oder im Betrieb sich ein anderer Bedarf entwickelt hat. Das geht aber nicht einseitig (wie bei jedem Vertrag), das braucht die Zustimmung des Unternehmens, aber auch Deine. Sollte das passieren, muss die Änderung unbedingt an die Prüfungsstelle gemeldet werden.
Wann ist der letztmögliche Zeitpunkt zur Änderung der Wahlqualifikationen?
Das geht bis zur Anmeldung zum Teil II (Abschlussprüfung) der Prüfung.
Kann man eine dritte Wahlqualifikation belegen?
Eine dritte Wahlqualifikation kann von geeigneten Auszubildenden als zusätzliche Qualifikation belegt und am Ende der Ausbildung geprüft werden.
Die Zusatzqualifikation wird im Rahmen der Abschlussprüfung geprüft, dafür braucht es eine schriftliche Anmeldung, aus der hervorgeht, dass die entsprechenden Inhalte auch vermittelt wurden. Das Prüfungsverfahren entspricht den anderen Wahlqualifikationen und ist mit mindestens ausreichende Leistungen bestanden.
Bis wann ist der Antrag auf Prüfung einer Zusatzqualifikation einzureichen?
Wie bei Wechsel einer Wahlqualifikation muss auch eine zusätzliche Wahlqualifikation spätestens mit der Anmeldung zum Teil II der Abschlussprüfung eingereicht werden.
Müssen die Wahlqualifikationen am Stück vermittelt werden?
Nein, auch die Dauer von fünf Monaten sind nur ein Richtwert. Die Wahlqualifikationen müssen auch nicht am Stück ausgebildet werden, sollten aber im zweiten Teil der Gesamtausbildung stattfinden.
Erfolgt die Einteilung in Klassen (in der Berufsschule) nach Wahlqualifikationen?
Nein. Die Wahlqualifikationen sind nur im Betrieb wichtig und natürlich in der Prüfung. In der Berufsschule lernen alle Auszubildenden die gleichen Inhalte.
Wie und wann finden die Prüfungen statt?
Kaufleute für Büromanagement haben eine gestreckte Abschlussprüfung, die aus Teil 1 und Teil 2 besteht.
Der erste Teil der Prüfung (früher Zwischenprüfung) findet nach ca. 1,5 Jahren statt und wird mit 25 % gewertet und dauert ca. 120 Minuten. Am Ende der Ausbildung steht der zweite Teil (Abschlussprüfung), der insgesamt mit 75 % gewichtet ist.
Die Abschlussprüfung endet mit einem fallbezogenen Fachgespräch (ca. 20 Minuten). Hier besteht die Wahlmöglichkeit zwischen praxisbezogenen Fachaufgaben aus einer Wahlqualifikation oder einem
Report über die Durchführung einer betrieblichen Fachaufgabe.
Sie müssen nicht angegeben werden. Im Vorstellungsgespräch wird geklärt, welche Qualifikationen das Unternehmen ausbilden kann und welche für den Bewerber vorgesehen sind.
Wahlqualifikationen Kaufleute für Büromanagement
Die Ausbildung beinhaltet zwei zu absolvierende Wahlqualifikationen, aus den folgenden 10 Bereichen:
- Auftragssteuerung und – koordination
- Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
- Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
- Einkauf und Logistik
- Marketing und Vertrieb
- Personalwirtschaft
- Assistenz und Sekretariat
- Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
- Verwaltung und Recht
- Öffentliche Finanzwirtschaft