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Ausbildung – Ratgeber
Was kann ich verdienen?

Bürokaufmann / jetzt Kaufleute für Büromanagement

Achtung! 2014 wurde die Ausbildung zum Bürokaufmann/-frau durch den Kaufmann/-frau für Büromanagement ersetzt. Im neuen Ausbildungsberuf sind auch die Ausbildungen zum Fachangestellten für Bürokommunikation und Kaufleute für Bürokommunikation aufgegangen.

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Die Fakten

Was ändert sich?

Die Änderung von „Bürokaufmann/-frau“ zu „Kauffrau/ -mann für Büromanagement“ spiegelt eine modernisierte Ausrichtung der Büroausbildung wider. Dieser Berufswechsel bringt mehr Vielseitigkeit und Aktualität mit sich:

Breitere Aufgaben: „Kauffrau für Büromanagement“ umfasst nicht nur traditionelle Büroarbeiten wie Korrespondenz, sondern auch Kundenkontakt, Projektmanagement, Buchhaltung und Personalverwaltung.

Anpassungsfähigkeit: Der Beruf betont die Fähigkeit, sich an verschiedene Unternehmensbereiche anzupassen, was in der heutigen flexiblen Arbeitswelt wertvoll ist.

Digitale Kompetenz: Die Ausbildung berücksichtigt verstärkt digitale Tools und Technologien, die in modernen Büros unerlässlich sind.

Kundenorientierung: Kommunikation mit Kunden und Partnern ist ein Schwerpunkt, was den wachsenden Kundenservice-Anforderungen entspricht.

Qualifikation: Die Ausbildung dauert in der Regel 3 Jahre und vermittelt umfassendere Fähigkeiten.

Wahlqualifikationen: Die Ausbildung enthält verschiedene Wahlqualifikationen, die es den Auszubildenden ermöglichen, sich auf spezifische Bereiche wie Personalwirtschaft, Marketing oder Veranstaltungsorganisation zu spezialisieren. Dies fördert individuelle Interessen und berufliche Vielfalt.

Wahlqualifikationen

In der Ausbildung müssen zwei Wahlqualifikationen, aus den folgenden 10, ausgewählt werden:

  1. Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
  2. Auftragssteuerung und – koordination
  3. Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
  4. Einkauf und Logistik
  5. Marketing und Vertrieb
  6. Personalwirtschaft
  7. Assistenz und Sekretariat
  8. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
  9. Verwaltung und Recht
  10. Öffentliche Finanzwirtschaft

Aufgaben

Der Job als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement ist unglaublich vielseitig! Hier dreht sich alles ums Organisieren, Koordinieren und Durchführen – du bist der Motor hinter den Büroabläufen.

Kommunikation: Du bist im ständigen Austausch mit Kollegen, Kunden und externen Partnern, damit alle auf der gleichen Seite sind.

Info-Experte: Daten und Informationen sind deine Spielwiese. Du recherchierst, bereitest auf und präsentierst, wenn nötig, in schriftlicher Form.

Kundenbeziehungen: Du kümmerst dich um die Kunden, hältst die Beziehungen am Laufen und dokumentierst alles professionell.

Beschaffung: Du sorgst dafür, dass die richtigen Dinge zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Bestellungen, Lieferanten – du hältst den Überblick.

Personal: Du unterstützt bei personalbezogenen Aufgaben, hältst Akten in Ordnung und erledigst organisatorische Aufgaben.

Zahlen: Buchungssysteme und Rechnungswesen sind dein Revier – du behältst die Zahlen im Griff.

Datenschutz: Datenschutz ist für dich wichtig. Du hältst dich an die Vorschriften und sorgst dafür, dass Daten sicher sind.

Qualitätskontrolle: Du überprüfst Abläufe, greifst bei Problemen ein und sorgst für Qualität.

Recht: Du kennst die rechtlichen Vorgaben und sorgst dafür, dass alles im Rahmen bleibt.

Jobs und Ausbildungsplätze

Jobs und Ausbildungen gibt es in allen Wirtschaftsbereichen, in kleinen und mittelständischen Unternehmen, Konzernen, in allen öffentlichen Bereichen, Verbänden und anderen Institutionen.

Gute Ausbildungsbetriebe für Kaufleute für Büromanagement finden sich in Unternehmen verschiedener Größenordnungen. Besonders größere Unternehmen haben oft gut strukturierte Ausbildungsprogramme.

So könnte der Arbeitstag aussehen

Ein typischer Tag als „Kauffrau/ -mann für Büromanagement“ beginnt mit der Planung der Arbeit im Büro. Das bedeutet, dass man überlegt, welche Aufgaben erledigt werden müssen und wann. Dann erledigt man Dinge wie E-Mails schreiben, Papiere ordnen und wichtige Informationen speichern. Man kümmert sich um Aufträge von Kunden, schreibt Rechnungen und achtet darauf, dass alle Zahlen stimmen. Außerdem hält man die Informationen der Mitarbeiter auf dem neuesten Stand und sorgt dafür, dass alle wissen, wann sie arbeiten müssen. Während Besprechungen werden wichtige Punkte notiert, damit man später weiß, was besprochen wurde.

Man schaut auch auf die Kosten und rechnet aus, wie viel Geld für verschiedene Dinge gebraucht wird.

Am Ende des Tages macht man Berichte und Zusammenfassungen von wichtigen Informationen, um den Überblick zu behalten.

Insgesamt geht es darum, gut zu planen, Dinge zu organisieren und mit anderen Leuten zusammenzuarbeiten, um die Arbeit im Büro reibungslos zu machen.

Empfohlener Schulabschluss

Die offiziellen Vorgaben für eine Ausbildung zum Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement sehen in Deutschland in der Regel einen mittleren Schulabschluss vor. Dies ist die rechtliche Grundlage für die Zulassung zur Ausbildung.

In der Praxis kann es jedoch je nach Unternehmen und Region Unterschiede geben. Manche Betriebe bevorzugen Bewerber mit einem höheren Abschluss wie der Fachhochschulreife (Abitur), da dies oft eine höhere allgemeine Bildung und größere Flexibilität signalisiert. Dies kann speziell bei größeren Firmen oder solchen, die Wert auf potenzielle Führungskräfte legen, der Fall sein.

Praktikum

Ein Praktikum vor deiner Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement bietet wichtige Vorteile:

Realitätsnahe Einblicke: Du erfährst aus erster Hand, wie der Berufsalltag aussieht und welche Aufgaben auf dich zukommen. Das hilft dir, dich besser auf deine Ausbildung vorzubereiten.

Bestätigung der Berufswahl: Du kannst prüfen, ob dieser Beruf wirklich zu dir passt, und deine Interessen und Fähigkeiten im Kontext des Berufs überprüfen. Das schafft Klarheit über deine beruflichen Ziele.

Praktische Erfahrung: Du erwirbst praktische Fähigkeiten und Kenntnisse, die dir in der Ausbildung helfen können. Dies ermöglicht dir einen besseren Start und eine höhere Effizienz in deinen Aufgaben.

Netzwerken: Du knüpfst Kontakte zu Kollegen und Vorgesetzten, die dir später bei der Jobsuche oder Weiterbildungen nützlich sein können. Ein gutes Netzwerk ist oft entscheidend für beruflichen Erfolg.

Berufliche Orientierung: Du schärfst deine beruflichen Ziele und entdeckst, welche Aspekte des Berufs dir besonders liegen. Dadurch kannst du gezielt Schwerpunkte in deiner Ausbildung setzen.

Erhöhte Chancen für die Ausbildung: Ein erfolgreich absolviertes Praktikum kann deine Bewerbung für die Ausbildung positiv beeinflussen. Es zeigt deinen Einsatzwillen und dein Interesse an diesem Berufsfeld.

Selbstvertrauen und Vorbereitung: Du wirst selbstbewusster sein und besser vorbereitet, wenn du die Ausbildung beginnst. Dies erleichtert dir den Einstieg und steigert deine Leistungsfähigkeit.

Voraussetzungen

  • gerne mit Zahlen arbeiten (z.B. Kalkulationen erstellen)
  • Spaß am Kundenkontakt (z.B. Kunden betreuen)
  • ein Organisationstalent sein
  • gute Konzentrationsfähigkeit (z.B. auch in lauten Großraumbüros gut und konzentriert arbeiten können)
  • gerne mit dem Computer arbeiten (z.B. Text- und Datenverarbeitung)

Wichtige Schulfächer

Deutsch: Gute Deutschkenntnisse sind unerlässlich für die schriftliche und mündliche Kommunikation im Büroalltag. Klare und präzise Kommunikation ist entscheidend.

Mathematik: Mathematische Grundlagen sind notwendig, um Rechnungen zu erstellen, Transaktionen zu überwachen und den Umgang mit Zahlen zu verstehen.

Informatik/EDV: Computerkenntnisse sind im Büromanagement essenziell. Du arbeitest mit verschiedenen Softwareanwendungen und nutzt digitale Tools für die Dokumentenerstellung und Datenverwaltung.

Englisch: Englischkenntnisse sind von Vorteil, insbesondere wenn internationale Geschäftsbeziehungen bestehen oder du mit englischsprachigen Kunden arbeitest.

Weiterbildungsmöglichkeiten

Du hast zahlreiche Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung, um deine Fähigkeiten zu erweitern, Karrierechancen zu erhöhen und mit den neuesten Entwicklungen in deinem Bereich Schritt zu halten. Hier sind einige Optionen:

Weiterbildung zum Bürofachwirt/Bürofachwirtin: Diese Vertiefung vermittelt dir tiefergehende Kenntnisse im Büromanagement, einschließlich betriebswirtschaftlicher Aspekte. Perfekt, wenn du in Führungspositionen im Bürobereich aufsteigen möchtest.

Fachwirt/Fachwirtin für Verwaltung: Diese Weiterbildung erweitert deine Fähigkeiten im Bereich Verwaltung und kann dir helfen, in größeren Unternehmen oder der öffentlichen Verwaltung tätig zu werden.

Projektmanagement-Fortbildung: Da du oft in Prozessorganisation involviert bist, ist eine Fortbildung im Projektmanagement hilfreich, um komplexe Aufgaben und Projekte effizienter zu bewältigen.

Fortbildung im Personalmanagement: Wenn dich die Personalabteilung interessiert, könntest du Fortbildungen im Bereich Personalwesen in Betracht ziehen, um in diesem Bereich mehr Verantwortung zu übernehmen.

Sprachkurse und Kommunikationstraining: Da Kommunikation ein zentraler Bestandteil deiner Arbeit ist, können Kurse in Kommunikation, Rhetorik oder Fremdsprachen deine Fähigkeiten erheblich verbessern.

EDV-Schulungen: Weiterbildungen im Bereich IT und digitale Tools sind unerlässlich, um mit den ständig wachsenden Anforderungen an Technologie im Büroalltag Schritt zu halten.

Fortbildung im Datenschutz und Datensicherheit: Angesichts der wachsenden Bedeutung von Datenschutz sind Schulungen in diesem Bereich wichtig, um sicherzustellen, dass du alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhältst.

Studium: Ein Studium in verwandten Bereichen wie Betriebswirtschaftslehre, Management oder Personalwesen kann weitere Karrieremöglichkeiten eröffnen.


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