Diese Ausrichtung macht dich nicht zu einem PR-Agentur-Mitarbeiter, sondern du bleibst ein Kaufmann / eine Kauffrau für Büromanagement. Deine Aufgaben umfassen Veranstaltungsorganisation, Raumreservierungen und Verantwortung für Werbematerialien. Eine äußerst spannende Wahlqualifikation.
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Wahlqualifikation – Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
Wie stellt sich ein Unternehmen in der Öffentlichkeit dar, wie sehen Kunden, Aktionäre und potenzielle Mitarbeiter die Firma? Ein gutes Image war schon immer wichtig und wird es immer sein, aber es kommt nicht von allein. Ein falscher Post in den sozialen Medien und schon ist der Ruf ruiniert.
Die Wahrnehmung durch Kunden, Aktionäre und potenzielle Mitarbeiter ist von großer Bedeutung. Ein positives Image kann das Vertrauen stärken, den Umsatz steigern, die Bindung von Mitarbeitern fördern und die allgemeine Reputation des Unternehmens verbessern.
Veranstaltungen können dazu genutzt werden, positive Erlebnisse zu schaffen und die Botschaft des Unternehmens zu verstärken. Eine sorgfältige Planung, professionelle Umsetzung und anschließende Analyse sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Veranstaltungen die gewünschte Wirkung erzielen und zum positiven Image des Unternehmens beitragen.
Aufgaben
Kaufleute für Büromanagement mit der Wahlqualifikation „Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement“ unterstützen und übernehmen teilweise spezialisierte Aufgaben im Bereich der Unternehmenskommunikation und Eventorganisation.
- Planung, Durchführung und Analyse von PR-Maßnahmen.
- Veranstaltungen planen und kalkulieren
- Pressekontakte aufbauen und halten
- Netzwerken
- Kundenbindung und -betreuung
- Teamarbeit und Projektmanagement
Voraussetzungen
Kaufleute für Büromanagement mit der Wahlqualifikation „Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement“ übernehmen spezialisierte Aufgaben im Bereich der Unternehmenskommunikation und Eventorganisation.
Einige Stichworte und kurze Erklärungen zu den Aufgaben: Sie …
… koordinieren die Interaktion mit Medien und sorgen dafür, dass positive Informationen über das Unternehmen verbreitet werden.
… erstellen Inhalte, interagieren mit Followern und reagieren auf Anfragen oder Kommentare.
… kümmern sich um Budgetierung, Locationauswahl, Programmgestaltung, Teilnehmermanagement und Logistik, um erfolgreiche Veranstaltungen zu organisieren.
… pflegen den Kontakt zu bestehenden Kunden, um langfristige Geschäftsbeziehungen aufzubauen und zu pflegen.
… arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen und koordinieren interne Teams oder externe Dienstleister, um Veranstaltungen und Kommunikationsprojekte erfolgreich umzusetzen.
Chancen
Die Nachfrage nach gut ausgebildeten Fachkräften mit Kenntnissen in Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement ist in vielen Branchen vorhanden, da Unternehmen verstärkt darauf setzen, ihre Kommunikation zu optimieren und positive Erlebnisse für Kunden, Mitarbeiter und Stakeholder zu schaffen. Die genauen Arbeitsmarktchancen hängen jedoch von Faktoren wie der Wirtschaftslage, der geografischen Region und den individuellen Fähigkeiten und Erfahrungen ab.
Schau Dir das Video Pressesprecher dazu an.
Der Text aus dem Video
“Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement” ist der Name der achten Wahlqualifikation. Diese spezielle Ausrichtung macht dich jedoch nicht zu einem Mitarbeiter in einer PR-Agentur. Du bleibst nach wie vor ein Kaufmann oder eine Kauffrau für Büromanagement. Deine Aufgaben beinhalten die Organisation von Veranstaltungen, das Buchen von Räumen und die Verantwortung für die Veröffentlichung von Prospekten oder anderen Werbematerialien. Dies ist definitiv eine äußerst spannende Wahlqualifikation.
Kaufleute für Büromanagement – die grundsätzlichen Aufgaben
Sie bearbeiten selbstständig und eigenverantwortlich alle kaufmännischen Aufgaben in Wirtschaftsunternehmen und Verwaltungseinrichtungen. Organisation aller bürospezifischen Arbeitsabläufe, arbeiten mit allen Bürokommunikationsmitteln, von Telefon, über Mail bis Video-Konferenz und wenden kaufmännische Standardsoftware an.
Kaufleute für Büromanagement finden Arbeitsplätze in vielfältigen Branchen und Bereichen, darunter Handel, Industrie, Verwaltung sowie Dienstleistungsunternehmen aller Art. Ihre breite Palette an Fähigkeiten und Kenntnissen macht sie zu wichtigen Akteuren in verschiedenen Wirtschaftszweigen.
Beispiele, wo Kaufleute für Büromanagement beschäftigt sein können
Handel: In Handelsunternehmen sind Kaufleute für Büromanagement in den Verwaltungsabteilungen tätig. Sie unterstützen bei der Abwicklung von Bestellungen, der Lagerverwaltung, der Kundenbetreuung und anderen administrativen Aufgaben.
Industrie: In der Industrie arbeiten diese Fachkräfte oft in den Büros von Produktionsunternehmen. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, verwalten Aufträge, kümmern sich um die Koordination von Lieferungen und unterstützen bei der Dokumentation von Produktionsprozessen.
Verwaltung: In Behörden und Verwaltungsorganisationen spielen Kaufleute für Büromanagement eine wichtige Rolle. Sie unterstützen in der Sachbearbeitung, der Büroorganisation und der Korrespondenz, um den reibungslosen Ablauf der Verwaltungsprozesse zu gewährleisten.
Dienstleistungsunternehmen: In Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten – wie Beratungsfirmen, Marketingagenturen oder IT-Dienstleister – sind Kaufleute für Büromanagement in der Büroorganisation, der Terminplanung, der Kundenkommunikation und anderen administrativen Aufgaben involviert.
Gesundheitswesen: Auch im Gesundheitswesen, beispielsweise in Arztpraxen, Kliniken oder Krankenhäusern, werden Kaufleute für Büromanagement eingesetzt. Sie unterstützen bei der Patientenverwaltung, der Abrechnung, der Terminvereinbarung und der Koordination von administrativen Prozessen.
Bildungseinrichtungen: Schulen, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen benötigen ebenfalls Unterstützung in der Verwaltung und Organisation. Kaufleute für Büromanagement spielen hier eine Rolle bei der Schüler- und Studentenverwaltung, der Kursplanung und anderen administrativen Aufgaben.
Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten zeigen, wie wichtig die Rolle der Kaufleute für Büromanagement in der modernen Geschäftswelt ist. Ihre Fähigkeiten tragen dazu bei, den reibungslosen Ablauf von Arbeitsprozessen und die effiziente Kommunikation in unterschiedlichen Branchen sicherzustellen.
Wie lang wird eine Wahlqualifikation ausgebildet?
Eine Wahlqualifikation muss 5 Monate ausgebildet werden. Die Qualifikationen finden in der zweiten Hälfte der Ausbildung statt.
Wer legt die Wahlqualifikationen fest?
Es können nur Wahlqualifikationen gewählt werden, die der Ausbildungsbetrieb (evtl. auch ein Kooperationspartner) vermitteln kann. Bietet ein Ausbildungsbetrieb mehrere Wahlqualifikationen an, kannst Du sicher mit dem Betrieb absprechen, wo Deine Stärken liegen. Die letztendliche Entscheidung fällt allerdings der Ausbildungsbetrieb.
Wann müssen die Wahlqualifikationen festgelegt werden?
Die zwei Wahlqualifikationen müssen mit Unterzeichnung des Berufsausbildungsvertrages festgelegt werden und sind auch im Vertrag genannt.
Können die Wahlqualifikationen während der Ausbildung geändert werden?
Eigentlich sind die im Ausbildungsvertrag genannten Wahlqualifikationen nicht zu ändern. Aber keine Regel ohne Ausnahmen, ein Wechsel ist möglich, wenn das Ausbildungsziel gefährdet oder im Betrieb sich ein anderer Bedarf entwickelt hat. Das geht aber nicht einseitig (wie bei jedem Vertrag), das braucht die Zustimmung des Unternehmens, aber auch Deine. Sollte das passieren, muss die Änderung unbedingt an die Prüfungsstelle gemeldet werden.
Wann ist der letztmögliche Zeitpunkt zur Änderung der Wahlqualifikationen?
Das geht bis zur Anmeldung zum Teil II (Abschlussprüfung) der Prüfung.
Kann man eine dritte Wahlqualifikation belegen?
Eine dritte Wahlqualifikation kann von geeigneten Auszubildenden als zusätzliche Qualifikation belegt und am Ende der Ausbildung geprüft werden.
Die Zusatzqualifikation wird im Rahmen der Abschlussprüfung geprüft, dafür braucht es eine schriftliche Anmeldung, aus der hervorgeht, dass die entsprechenden Inhalte auch vermittelt wurden. Das Prüfungsverfahren entspricht den anderen Wahlqualifikationen und ist mit mindestens ausreichende Leistungen bestanden.
Bis wann ist der Antrag auf Prüfung einer Zusatzqualifikation einzureichen?
Wie bei Wechsel einer Wahlqualifikation muss auch eine zusätzliche Wahlqualifikation spätestens mit der Anmeldung zum Teil II der Abschlussprüfung eingereicht werden.
Müssen die Wahlqualifikationen am Stück vermittelt werden?
Nein, auch die Dauer von fünf Monaten sind nur ein Richtwert. Die Wahlqualifikationen müssen auch nicht am Stück ausgebildet werden, sollten aber im zweiten Teil der Gesamtausbildung stattfinden.
Erfolgt die Einteilung in Klassen (in der Berufsschule) nach Wahlqualifikationen?
Nein. Die Wahlqualifikationen sind nur im Betrieb wichtig und natürlich in der Prüfung. In der Berufsschule lernen alle Auszubildenden die gleichen Inhalte.
Wie und wann finden die Prüfungen statt?
Kaufleute für Büromanagement haben eine gestreckte Abschlussprüfung, die aus Teil 1 und Teil 2 besteht.
Der erste Teil der Prüfung (früher Zwischenprüfung) findet nach ca. 1,5 Jahren statt und wird mit 25 % gewertet und dauert ca. 120 Minuten. Am Ende der Ausbildung steht der zweite Teil (Abschlussprüfung), der insgesamt mit 75 % gewichtet ist.
Die Abschlussprüfung endet mit einem fallbezogenen Fachgespräch (ca. 20 Minuten). Hier besteht die Wahlmöglichkeit zwischen praxisbezogenen Fachaufgaben aus einer Wahlqualifikation oder einem
Report über die Durchführung einer betrieblichen Fachaufgabe.
Sie müssen nicht angegeben werden. Im Vorstellungsgespräch wird geklärt, welche Qualifikationen das Unternehmen ausbilden kann und welche für den Bewerber vorgesehen sind.
Wahlqualifikationen Kaufleute für Büromanagement
Die Ausbildung beinhaltet zwei zu absolvierende Wahlqualifikationen, aus den folgenden 10 Bereichen:
- Auftragssteuerung und – koordination
- Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
- Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
- Einkauf und Logistik
- Marketing und Vertrieb
- Personalwirtschaft
- Assistenz und Sekretariat
- Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
- Verwaltung und Recht
- Öffentliche Finanzwirtschaft