Die Ausbildung zum Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement ist eine vielseitige und praxisorientierte Ausbildung, die darauf abzielt, Fachkräfte für die Organisation und Verwaltung von Büroprozessen auszubilden. Eine der Besonderheiten dieser Ausbildung sind die zehn Wahlqualifikationen, die den Auszubildenden die Möglichkeit bieten, sich auf bestimmte Tätigkeitsbereiche innerhalb des Berufsfeldes zu spezialisieren.
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Wahlqualifikation Assistenz und Sekretariat
„Zum Diktat bitte“ – das war einmal. Assistenz und Sekretariat, heutzutage modern als „Teammanagement und -support“ bezeichnet, sind zu zentralen Knotenpunkten in Unternehmen geworden.
Die Wahlqualifikation „Assistenz und Sekretariat“ konzentriert sich darauf, Fachkräfte für die Rolle der Assistenz in Büroumgebungen vorzubereiten. Assistenzkräfte sind oft die rechte Hand ihrer Vorgesetzten und übernehmen eine Vielzahl von organisatorischen und administrativen Aufgaben. Hierzu gehören die Vorbereitung von Meetings und Konferenzen, die Organisation von Terminen, die Bearbeitung von Korrespondenz, das Verwalten von Dokumenten und die allgemeine Unterstützung des Managements.
Zu den Aufgaben gehören
Sekretariatsführung – Die Verwaltung und Organisation von Büroaktivitäten, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Sitzungsvorbereitung – Die Assistenz organisiert Meetings, erstellt Tagesordnungen, sorgt dafür, dass alle erforderlichen Unterlagen vorliegen, und bereitet den Besprechungsraum vor.
Kommunikation – Die Assistenz erstellt und bearbeitet schriftliche Kommunikation wie Briefe, E-Mails, Berichte und ist zuständig für die Telefonkommunikation.
Unterstützung bei der Abwicklung der Geschäftskorrespondenz – Verfassen, Bearbeiten und Versenden von geschäftlichen Briefen, E-Mails und anderen Kommunikationsmitteln.
Koordinieren und Überwachen von Terminen – Verwalten von Kalendern, Planen von Meetings und Gewährleisten, dass wichtige Ereignisse rechtzeitig stattfinden.
Recherchieren von Informationen und Zusammenstellen von Dokumenten – Beschaffung von relevanten Informationen und Erstellen von Berichten, Präsentationen und anderen Unterlagen.
Organisieren und Abrechnen von Reisen und Veranstaltungen – Planung von Dienstreisen, Konferenzen oder Firmenveranstaltungen, einschließlich Buchung von Unterkünften und Abrechnung von Ausgaben.
Planung und Durchführung kleinerer Projekte – Übernahme von Aufgaben im Rahmen von Projekten, um die Arbeitsabläufe zu optimieren oder spezifische Ziele zu erreichen.
Optimierung von Büroorganisation und Arbeitsabläufen – Identifizieren von Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung in der Büroorganisation und Implementieren von Verbesserungen.
Dokumentenverwaltung – Die Assistenz ist für die Verwaltung von Dokumenten und Akten verantwortlich, einschließlich Archivierung und Ablage.
Insgesamt tragen die Kaufleute für Büromanagement mit der Wahlqualifikation „Assistenz und Sekretariat“ dazu bei, dass der Bürobetrieb reibungslos funktioniert, die Kommunikation effizient ist und die Organisation optimiert wird. Ihre Fähigkeiten sind in vielen Branchen und Bereichen unverzichtbar und haben einen direkten Einfluss auf den Erfolg und die Effizienz eines Unternehmens.
Voraussetzungen
Die Ausbildung zum Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement und die Wahlqualifikation „Assistenz und Sekretariat“ eine Kombination aus organisatorischen Fähigkeiten, Kommunikationsgeschick, Zuverlässigkeit und einer proaktiven Arbeitsweise.
Vertraulichkeit – Aufgrund des Zugangs zu sensiblen Informationen ist die Fähigkeit, mit Vertraulichkeit umzugehen, von höchster Bedeutung.
Organisationstalent – Assistenzkräfte müssen in der Lage sein, Termine, Meetings und Unterlagen effizient zu organisieren.
Kommunikationsgeschick – Sie interagieren häufig mit internen und externen Ansprechpartnern und sollten daher über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen.
Diskretion – Das Arbeiten mit vertraulichen Informationen erfordert eine hohe Diskretion und Ethik.
Flexibilität – In der Assistenzrolle kann es zu unerwarteten Änderungen oder dringenden Anfragen kommen, auf die flexibel reagiert werden muss.
Belastbarkeit – Das Bewältigen mehrerer Aufgaben gleichzeitig und das Arbeiten unter Zeitdruck erfordert Belastbarkeit.
Kenntnisse der Büroorganisation – Ein Verständnis für die Strukturierung von Arbeitsabläufen, Dokumentenmanagement und allgemeine Büroorganisation sind notwendig.
Chancen
Die Arbeitsmarktchancen für Kaufleute für Büromanagement mit der Spezialisierung auf Assistenz und Sekretariat sind in der Regel recht vielversprechend. Da Büro- und Verwaltungsarbeit in nahezu allen Branchen und Unternehmen notwendig ist, werden Fachkräfte mit diesen Fähigkeiten und Kenntnissen häufig nachgefragt.
Der Text aus dem Video
Die Ausbildung Kaufleute für Büromanagement hat die Besonderheit der Wahlqualifikationen.
Die siebte Wahlqualifikation heißt Assistenz und Sekretariat und ist damit fast selbsterklärend, Du bist die gute Seele im Büro. Du bereitest Sitzungen vor, sorgst dafür, dass die Unterlagen auf dem Schreibtisch liegen, Du bist unentbehrlich für Deinen Chef und hast damit eigentlich das Herzstück dessen, was den Beruf Kaufleute für Büromanagement ausmacht.
Kaufleute für Büromanagement – die grundsätzlichen Aufgaben
Sie bearbeiten selbstständig und eigenverantwortlich alle kaufmännischen Aufgaben in Wirtschaftsunternehmen und Verwaltungseinrichtungen. Organisation aller bürospezifischen Arbeitsabläufe, arbeiten mit allen Bürokommunikationsmitteln, von Telefon, über Mail bis Video-Konferenz und wenden kaufmännische Standardsoftware an.
Kaufleute für Büromanagement finden Arbeitsplätze in vielfältigen Branchen und Bereichen, darunter Handel, Industrie, Verwaltung sowie Dienstleistungsunternehmen aller Art. Ihre breite Palette an Fähigkeiten und Kenntnissen macht sie zu wichtigen Akteuren in verschiedenen Wirtschaftszweigen.
Beispiele, wo Kaufleute für Büromanagement beschäftigt sein können
Handel: In Handelsunternehmen sind Kaufleute für Büromanagement in den Verwaltungsabteilungen tätig. Sie unterstützen bei der Abwicklung von Bestellungen, der Lagerverwaltung, der Kundenbetreuung und anderen administrativen Aufgaben.
Industrie: In der Industrie arbeiten diese Fachkräfte oft in den Büros von Produktionsunternehmen. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, verwalten Aufträge, kümmern sich um die Koordination von Lieferungen und unterstützen bei der Dokumentation von Produktionsprozessen.
Verwaltung: In Behörden und Verwaltungsorganisationen spielen Kaufleute für Büromanagement eine wichtige Rolle. Sie unterstützen in der Sachbearbeitung, der Büroorganisation und der Korrespondenz, um den reibungslosen Ablauf der Verwaltungsprozesse zu gewährleisten.
Dienstleistungsunternehmen: In Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten – wie Beratungsfirmen, Marketingagenturen oder IT-Dienstleister – sind Kaufleute für Büromanagement in der Büroorganisation, der Terminplanung, der Kundenkommunikation und anderen administrativen Aufgaben involviert.
Gesundheitswesen: Auch im Gesundheitswesen, beispielsweise in Arztpraxen, Kliniken oder Krankenhäusern, werden Kaufleute für Büromanagement eingesetzt. Sie unterstützen bei der Patientenverwaltung, der Abrechnung, der Terminvereinbarung und der Koordination von administrativen Prozessen.
Bildungseinrichtungen: Schulen, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen benötigen ebenfalls Unterstützung in der Verwaltung und Organisation. Kaufleute für Büromanagement spielen hier eine Rolle bei der Schüler- und Studentenverwaltung, der Kursplanung und anderen administrativen Aufgaben.
Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten zeigen, wie wichtig die Rolle der Kaufleute für Büromanagement in der modernen Geschäftswelt ist. Ihre Fähigkeiten tragen dazu bei, den reibungslosen Ablauf von Arbeitsprozessen und die effiziente Kommunikation in unterschiedlichen Branchen sicherzustellen.
Wie lang wird eine Wahlqualifikation ausgebildet?
Eine Wahlqualifikation muss 5 Monate ausgebildet werden. Die Qualifikationen finden in der zweiten Hälfte der Ausbildung statt.
Wer legt die Wahlqualifikationen fest?
Es können nur Wahlqualifikationen gewählt werden, die der Ausbildungsbetrieb (evtl. auch ein Kooperationspartner) vermitteln kann. Bietet ein Ausbildungsbetrieb mehrere Wahlqualifikationen an, kannst Du sicher mit dem Betrieb absprechen, wo Deine Stärken liegen. Die letztendliche Entscheidung fällt allerdings der Ausbildungsbetrieb.
Wann müssen die Wahlqualifikationen festgelegt werden?
Die zwei Wahlqualifikationen müssen mit Unterzeichnung des Berufsausbildungsvertrages festgelegt werden und sind auch im Vertrag genannt.
Können die Wahlqualifikationen während der Ausbildung geändert werden?
Eigentlich sind die im Ausbildungsvertrag genannten Wahlqualifikationen nicht zu ändern. Aber keine Regel ohne Ausnahmen, ein Wechsel ist möglich, wenn das Ausbildungsziel gefährdet oder im Betrieb sich ein anderer Bedarf entwickelt hat. Das geht aber nicht einseitig (wie bei jedem Vertrag), das braucht die Zustimmung des Unternehmens, aber auch Deine. Sollte das passieren, muss die Änderung unbedingt an die Prüfungsstelle gemeldet werden.
Wann ist der letztmögliche Zeitpunkt zur Änderung der Wahlqualifikationen?
Das geht bis zur Anmeldung zum Teil II (Abschlussprüfung) der Prüfung.
Kann man eine dritte Wahlqualifikation belegen?
Eine dritte Wahlqualifikation kann von geeigneten Auszubildenden als zusätzliche Qualifikation belegt und am Ende der Ausbildung geprüft werden.
Die Zusatzqualifikation wird im Rahmen der Abschlussprüfung geprüft, dafür braucht es eine schriftliche Anmeldung, aus der hervorgeht, dass die entsprechenden Inhalte auch vermittelt wurden. Das Prüfungsverfahren entspricht den anderen Wahlqualifikationen und ist mit mindestens ausreichende Leistungen bestanden.
Bis wann ist der Antrag auf Prüfung einer Zusatzqualifikation einzureichen?
Wie bei Wechsel einer Wahlqualifikation muss auch eine zusätzliche Wahlqualifikation spätestens mit der Anmeldung zum Teil II der Abschlussprüfung eingereicht werden.
Müssen die Wahlqualifikationen am Stück vermittelt werden?
Nein, auch die Dauer von fünf Monaten sind nur ein Richtwert. Die Wahlqualifikationen müssen auch nicht am Stück ausgebildet werden, sollten aber im zweiten Teil der Gesamtausbildung stattfinden.
Erfolgt die Einteilung in Klassen (in der Berufsschule) nach Wahlqualifikationen?
Nein. Die Wahlqualifikationen sind nur im Betrieb wichtig und natürlich in der Prüfung. In der Berufsschule lernen alle Auszubildenden die gleichen Inhalte.
Wie und wann finden die Prüfungen statt?
Kaufleute für Büromanagement haben eine gestreckte Abschlussprüfung, die aus Teil 1 und Teil 2 besteht.
Der erste Teil der Prüfung (früher Zwischenprüfung) findet nach ca. 1,5 Jahren statt und wird mit 25 % gewertet und dauert ca. 120 Minuten. Am Ende der Ausbildung steht der zweite Teil (Abschlussprüfung), der insgesamt mit 75 % gewichtet ist.
Die Abschlussprüfung endet mit einem fallbezogenen Fachgespräch (ca. 20 Minuten). Hier besteht die Wahlmöglichkeit zwischen praxisbezogenen Fachaufgaben aus einer Wahlqualifikation oder einem
Report über die Durchführung einer betrieblichen Fachaufgabe.
Sie müssen nicht angegeben werden. Im Vorstellungsgespräch wird geklärt, welche Qualifikationen das Unternehmen ausbilden kann und welche für den Bewerber vorgesehen sind.
Wahlqualifikationen Kaufleute für Büromanagement
Die Ausbildung beinhaltet zwei zu absolvierende Wahlqualifikationen, aus den folgenden 10 Bereichen:
- Auftragssteuerung und – koordination
- Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
- Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
- Einkauf und Logistik
- Marketing und Vertrieb
- Personalwirtschaft
- Assistenz und Sekretariat
- Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
- Verwaltung und Recht
- Öffentliche Finanzwirtschaft
