Die Wahlqualifikation „Einkauf und Logistik“ in der Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement ist eine wichtige Aufgabe. Du musst gut organisieren können, Verhandlungsgeschick besitzen und verschiedene Aspekte des Einkaufs und der Logistik koordinieren, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft.
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Wahlqualifikation Einkauf und Logistik
Die Beschaffung und Bereitstellung von Büromaterialien gehört zum Arbeitsalltag aller Kaufleute für Büromanagement. In der Wahlqualifikation „Einkauf und Logistik“ geht es aber um den „großen Einkauf“.
Es geht darum, sicherzustellen, dass im Unternehmen immer genügend Produkte oder Dienstleistungen vorhanden sind. Du behältst den Überblick über den Lagerbestand, bestellst nach Bedarf und trägst somit eine große Verantwortung.
Im Bereich Einkauf geht es darum, die benötigten Dinge für das Unternehmen zu besorgen. Das umfasst die Auswahl von Lieferanten, das Verhandeln von Preisen und Bedingungen, das Aufgeben von Bestellungen und das Überwachen der Lieferungen.
Logistik bezieht sich darauf, dass der Transport und die Verteilung der Waren reibungslos funktionieren. Das schließt die Planung der Lagerung, den Versand und die Verteilung der Produkte mit ein.
Dein Ausbildungsbetrieb muss ein Lager mit einer bestimmten Größenordnung haben, um diese Wahlqualifikation ausbilden zu können.
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Aufgaben
Insgesamt geht es um die Planung, Organisation und Steuerung des Einkaufsprozesses sowie um die Gewährleistung einer reibungslosen Logistik, um sicherzustellen, dass die benötigten Produkte und Dienstleistungen im Unternehmen verfügbar sind.
Bedarfsfeststellung und Disposition – Hierbei geht es darum, den Bedarf an Produkten und Dienstleistungen im Unternehmen zu ermitteln. Du analysierst, was benötigt wird, um den Betrieb am Laufen zu halten, und planst, wie viel von jedem Produkt oder jeder Dienstleistung erforderlich ist.
Anbieterrecherche und Angebote einholen – Du suchst nach potenziellen Lieferanten, die die benötigten Produkte oder Dienstleistungen bereitstellen können. Dann holst du Angebote von diesen Anbietern ein, vergleichst sie und entscheidest, welches Angebot am besten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt.
Steuerung des Einkaufsprozesses – Nachdem du dich für einen Anbieter entschieden hast, initiierst du den Einkaufsprozess. Das beinhaltet das Erstellen von Bestellungen, das Abstimmen von Lieferzeiten und -bedingungen sowie die Kommunikation mit dem Lieferanten, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft.
Verhandlung von Konditionen und Rahmenbedingungen – In diesem Schritt verhandelst du mit den Lieferanten über Preise, Lieferbedingungen, Zahlungsmodalitäten und andere Rahmenbedingungen. Ziel ist es, die besten Konditionen für das Unternehmen auszuhandeln.
Wareneingang – Sobald die bestellten Produkte oder Dienstleistungen geliefert werden, überwachst du den Wareneingang. Du kontrollierst, ob die Lieferung den Erwartungen entspricht, und sorgst dafür, dass die Waren korrekt und vollständig eingehen.
Bestandserfassung – Du behältst den Überblick über den Lagerbestand und aktualisierst regelmäßig die Bestandsdaten. Dies hilft sicherzustellen, dass genügend Waren verfügbar sind, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, aber auch keine unnötigen Lagerkosten entstehen.
Voraussetzungen
Die genauen Voraussetzungen können, je nach Ausbildungsbetrieb, Berufsschule und Region, variieren. Wenn Du an einer Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement mit Schwerpunkt „Einkauf und Logistik“ interessiert bist, empfehlen wir Dir, Dich bei den entsprechenden Institutionen nach den spezifischen Anforderungen zu erkundigen.
Grundsätzlich
Interesse an Beschaffung und Logistik – Für die Spezialisierung in Einkauf und Logistik ist ein grundlegendes Interesse an diesen Bereichen von Vorteil.
Analytische Fähigkeiten – Die Fähigkeit, Daten zu analysieren und den Bedarf an Produkten oder Dienstleistungen zu ermitteln, ist wichtig.
Verhandlungsgeschick – Da das Verhandeln von Konditionen und Preisen ein wichtiger Teil des Einkaufs ist, sind Verhandlungsfähigkeiten von Vorteil.
Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein – Die Spezialisierung erfordert das Management von Warenbeständen und die Sicherstellung, dass Lieferungen pünktlich und korrekt eintreffen.
Grundlegende mathematische Kenntnisse – Ein Verständnis für grundlegende mathematische Konzepte, wie z. B. Berechnungen von Kosten oder Bestandsmengen, ist hilfreich.
Chancen
Die Berufsaussichten für Kaufleute für Büromanagement, insbesondere mit einer Spezialisierung in „Einkauf und Logistik“, können je nach Region und Wirtschaftslage variieren. Allgemein betrachtet sind die Chancen jedoch oft recht positiv.
Nach der Ausbildung stehen dir verschiedene Weiterbildungsmöglichkeiten offen.
Weiterbildung zum Fachwirt – Nach einigen Jahren Berufserfahrung kannst du dich zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation oder Fachwirt für Einkauf weiterbilden.
Weiterbildung zum Betriebswirt – Eine Weiterbildung zum Betriebswirt, beispielsweise Betriebswirt im Bereich Logistik oder Betriebswirt im Bereich Handel, eröffnet dir höhere Führungsebenen und mehr Verantwortung im Unternehmen.
Logistikzertifikate – Je nach deinem Interessengebiet könntest du Zertifikate im Bereich Logistik erwerben, die spezifische Kenntnisse in der Material- und Warenwirtschaft vertiefen, wie zum Beispiel Zertifikate für Lagerlogistik oder Supply Chain Management.
Projektmanagement-Zertifikate – Da viele Aufgaben im Büromanagement projektbasiert sind, könntest du deine Projektmanagementfähigkeiten durch Zertifikate wie PRINCE2 oder PMP (Project Management Professional) weiterentwickeln.
Studium – Ein berufsbegleitendes Studium, beispielsweise in Betriebswirtschaftslehre oder Logistik, ermöglicht es dir, einen akademischen Abschluss zu erlangen und dich für höhere Positionen zu qualifizieren.
Der Text aus dem Video
Die Ausbildung für Kaufleute im Büromanagement bietet eine besondere Option: die Wahlqualifikationen. Die vierte Wahlqualifikation nennt sich Einkauf und Logistik, was eigentlich ziemlich klar ist. In dieser Rolle ist es deine Aufgabe, sicherzustellen, dass die Produkte oder Dienstleistungen, die dein Unternehmen anbietet, nie knapp werden. Du behältst den Lagerbestand im Blick, bestellst nach Bedarf und trägst somit eine wichtige Verantwortung.
Kaufleute für Büromanagement – die grundsätzlichen Aufgaben
Sie bearbeiten selbstständig und eigenverantwortlich alle kaufmännischen Aufgaben in Wirtschaftsunternehmen und Verwaltungseinrichtungen. Organisation aller bürospezifischen Arbeitsabläufe, arbeiten mit allen Bürokommunikationsmitteln, von Telefon, über Mail bis Video-Konferenz und wenden kaufmännische Standardsoftware an.
Kaufleute für Büromanagement finden Arbeitsplätze in vielfältigen Branchen und Bereichen, darunter Handel, Industrie, Verwaltung sowie Dienstleistungsunternehmen aller Art. Ihre breite Palette an Fähigkeiten und Kenntnissen macht sie zu wichtigen Akteuren in verschiedenen Wirtschaftszweigen.
Beispiele, wo Kaufleute für Büromanagement beschäftigt sein können
Handel: In Handelsunternehmen sind Kaufleute für Büromanagement in den Verwaltungsabteilungen tätig. Sie unterstützen bei der Abwicklung von Bestellungen, der Lagerverwaltung, der Kundenbetreuung und anderen administrativen Aufgaben.
Industrie: In der Industrie arbeiten diese Fachkräfte oft in den Büros von Produktionsunternehmen. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, verwalten Aufträge, kümmern sich um die Koordination von Lieferungen und unterstützen bei der Dokumentation von Produktionsprozessen.
Verwaltung: In Behörden und Verwaltungsorganisationen spielen Kaufleute für Büromanagement eine wichtige Rolle. Sie unterstützen in der Sachbearbeitung, der Büroorganisation und der Korrespondenz, um den reibungslosen Ablauf der Verwaltungsprozesse zu gewährleisten.
Dienstleistungsunternehmen: In Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten – wie Beratungsfirmen, Marketingagenturen oder IT-Dienstleister – sind Kaufleute für Büromanagement in der Büroorganisation, der Terminplanung, der Kundenkommunikation und anderen administrativen Aufgaben involviert.
Gesundheitswesen: Auch im Gesundheitswesen, beispielsweise in Arztpraxen, Kliniken oder Krankenhäusern, werden Kaufleute für Büromanagement eingesetzt. Sie unterstützen bei der Patientenverwaltung, der Abrechnung, der Terminvereinbarung und der Koordination von administrativen Prozessen.
Bildungseinrichtungen: Schulen, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen benötigen ebenfalls Unterstützung in der Verwaltung und Organisation. Kaufleute für Büromanagement spielen hier eine Rolle bei der Schüler- und Studentenverwaltung, der Kursplanung und anderen administrativen Aufgaben.
Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten zeigen, wie wichtig die Rolle der Kaufleute für Büromanagement in der modernen Geschäftswelt ist. Ihre Fähigkeiten tragen dazu bei, den reibungslosen Ablauf von Arbeitsprozessen und die effiziente Kommunikation in unterschiedlichen Branchen sicherzustellen.
Wie lang wird eine Wahlqualifikation ausgebildet?
Eine Wahlqualifikation muss 5 Monate ausgebildet werden. Die Qualifikationen finden in der zweiten Hälfte der Ausbildung statt.
Wer legt die Wahlqualifikationen fest?
Es können nur Wahlqualifikationen gewählt werden, die der Ausbildungsbetrieb (evtl. auch ein Kooperationspartner) vermitteln kann. Bietet ein Ausbildungsbetrieb mehrere Wahlqualifikationen an, kannst Du sicher mit dem Betrieb absprechen, wo Deine Stärken liegen. Die letztendliche Entscheidung fällt allerdings der Ausbildungsbetrieb.
Wann müssen die Wahlqualifikationen festgelegt werden?
Die zwei Wahlqualifikationen müssen mit Unterzeichnung des Berufsausbildungsvertrages festgelegt werden und sind auch im Vertrag genannt.
Können die Wahlqualifikationen während der Ausbildung geändert werden?
Eigentlich sind die im Ausbildungsvertrag genannten Wahlqualifikationen nicht zu ändern. Aber keine Regel ohne Ausnahmen, ein Wechsel ist möglich, wenn das Ausbildungsziel gefährdet oder im Betrieb sich ein anderer Bedarf entwickelt hat. Das geht aber nicht einseitig (wie bei jedem Vertrag), das braucht die Zustimmung des Unternehmens, aber auch Deine. Sollte das passieren, muss die Änderung unbedingt an die Prüfungsstelle gemeldet werden.
Wann ist der letztmögliche Zeitpunkt zur Änderung der Wahlqualifikationen?
Das geht bis zur Anmeldung zum Teil II (Abschlussprüfung) der Prüfung.
Kann man eine dritte Wahlqualifikation belegen?
Eine dritte Wahlqualifikation kann von geeigneten Auszubildenden als zusätzliche Qualifikation belegt und am Ende der Ausbildung geprüft werden.
Die Zusatzqualifikation wird im Rahmen der Abschlussprüfung geprüft, dafür braucht es eine schriftliche Anmeldung, aus der hervorgeht, dass die entsprechenden Inhalte auch vermittelt wurden. Das Prüfungsverfahren entspricht den anderen Wahlqualifikationen und ist mit mindestens ausreichende Leistungen bestanden.
Bis wann ist der Antrag auf Prüfung einer Zusatzqualifikation einzureichen?
Wie bei Wechsel einer Wahlqualifikation muss auch eine zusätzliche Wahlqualifikation spätestens mit der Anmeldung zum Teil II der Abschlussprüfung eingereicht werden.
Müssen die Wahlqualifikationen am Stück vermittelt werden?
Nein, auch die Dauer von fünf Monaten sind nur ein Richtwert. Die Wahlqualifikationen müssen auch nicht am Stück ausgebildet werden, sollten aber im zweiten Teil der Gesamtausbildung stattfinden.
Erfolgt die Einteilung in Klassen (in der Berufsschule) nach Wahlqualifikationen?
Nein. Die Wahlqualifikationen sind nur im Betrieb wichtig und natürlich in der Prüfung. In der Berufsschule lernen alle Auszubildenden die gleichen Inhalte.
Wie und wann finden die Prüfungen statt?
Kaufleute für Büromanagement haben eine gestreckte Abschlussprüfung, die aus Teil 1 und Teil 2 besteht.
Der erste Teil der Prüfung (früher Zwischenprüfung) findet nach ca. 1,5 Jahren statt und wird mit 25 % gewertet und dauert ca. 120 Minuten. Am Ende der Ausbildung steht der zweite Teil (Abschlussprüfung), der insgesamt mit 75 % gewichtet ist.
Die Abschlussprüfung endet mit einem fallbezogenen Fachgespräch (ca. 20 Minuten). Hier besteht die Wahlmöglichkeit zwischen praxisbezogenen Fachaufgaben aus einer Wahlqualifikation oder einem
Report über die Durchführung einer betrieblichen Fachaufgabe.
Sie müssen nicht angegeben werden. Im Vorstellungsgespräch wird geklärt, welche Qualifikationen das Unternehmen ausbilden kann und welche für den Bewerber vorgesehen sind.
Wahlqualifikationen Kaufleute für Büromanagement
Die Ausbildung beinhaltet zwei zu absolvierende Wahlqualifikationen, aus den folgenden 10 Bereichen:
- Auftragssteuerung und – koordination
- Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
- Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
- Einkauf und Logistik
- Marketing und Vertrieb
- Personalwirtschaft
- Assistenz und Sekretariat
- Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
- Verwaltung und Recht
- Öffentliche Finanzwirtschaft
